Описание
Сеченовский университет обратился в проектный офис «Марксистская» компании «Первый Бит» с задачей автоматизировать закупочную деятельность. До внедрения решения процесс закупок лекарственных средств был неэффективным и создавал сложности:
- Каждое из 130 отделений заполняло плановые потребности в Excel-таблицах, что занимало значительное время;
- Консолидация данных из разрозненных таблиц в сводную заявку была трудоемкой и приводила к ошибкам из-за человеческого фактора; Первоначальные потребности терялись на этапах согласования, и сложно было отследить, что было запланировано и что получено;
- Центры финансовой ответственности (ЦФО) не имели оперативной информации об остатках, расходах и лимитах, что затрудняло планирование.
Основные требования к системе:
- Автоматизировать сбор потребностей 130 отделений в единой форме;
- Формировать сводные заявки и договоры с разбивкой по подразделениям;
- Обеспечить учет отпуска лекарств в соответствии с первоначальными планами;
- Исключить ошибки и дублирование данных;
- Дать ЦФО прозрачную картину: сколько запланировано, закуплено, отпущено и осталось.
Проектный офис «Марксистская» компании «Первый Бит» предложил решение на базе системы «1С:Медицина. Больничная аптека». Типовая конфигурация была адаптирована под специфические задачи Сеченовского университета.
Основные этапы проекта:
1. Анализ процессов. Специалисты "Первого Бита" изучили текущие процессы закупок, выявив ключевые узкие места: неструктурированный сбор данных и отсутствие интеграции между подразделениями.
2. Разработка и настройка:
- Механизм автоматического формирования потребностей на основе исторических данных;
- Функционал консолидации заявок с аналитикой по подразделениям;
- Модуль контроля запасов с уведомлениями о критических остатках;
- Шаблоны заявок с предзаполнением для ускорения ввода;
- Интуитивный интерфейс с подсказками для пользователей;
- Перенос данных из старых таблиц в новую систему.
3. Тестирование и обучение:
- Пилотное тестирование на нескольких отделениях с доработкой системы;
- Обучение 200 пользователей с инструкциями и практическими занятиями.
В результате новая система была запущена для всех 130 отделений с постоянной поддержкой пользователей.
Мы искренне благодарны команде Первого Бита из офиса «Марксистская» за профессионализм и чуткость к нашим задачам. Новая система не только упростила закупки, но и дала нам уверенность в том, что отделения всегда будут обеспечены необходимым. Автоматизация сняла огромную нагрузку с сотрудников и позволила сосредоточиться на главном — заботе о пациентах.
Начальник управления организационного обеспечения и контроля медицинской деятельности Сеченовского университета
