Описание
В компании «Магма Девелопмент» система учета формировалась по мере роста бизнеса и долгое время опиралась на разрозненные инструменты: типовую 1С, Excel, переговоры и переписку в мессенджерах. Финансовый учет вели в стандартной 1С, а детализацию по объектам поддерживали в отдельных таблицах: по каждому объекту, этапу и субподрядчику создавались свои файлы. Данные о материалах частично вели в электронных таблицах, частично фиксировали в бумажных ведомостях на объектах. Заявки на материалы и закупки оформлялись в свободной форме — по телефону, в мессенджерах или по электронной почте, без единого регламента и централизованного контроля. План‑фактный анализ расхода материалов по объектам проводился эпизодически, уже в момент возникновения вопросов по отклонениям. Постепенно такая модель начала создавать всё больше операционных рисков: росло число ошибок в закрывающих и отраслевых документах из‑за ручного ввода и дублирования данных, много времени уходило на сбор информации по объектам и постоянные сверки с прорабами и субподрядчиками, движение материалов по стройкам было видно только «задним числом», перерасход и недостачи выявлялись уже после факта, а анализ исполнения заявок и оплат поставщикам осложнялся разрозненностью данных.
У группы компаний уже был положительный опыт работы с отраслевым решением БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО, поэтому для «Магма Девелопмент» изначально искали не универсальную учетную программу, а специализированный инструмент, позволяющий выстроить единый подход к пообъектному учету и снабжению. В ходе обсуждения с партнёрами по автоматизации приняли решение внедрить БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО как отраслевое решение, хорошо зарекомендовавшее себя именно в строительных компаниях. Чтобы перейти от разрозненного учета к прозрачной системе, выбрали ступенчатый путь: сначала совместно с партнёром по внедрению подробно описали, как на тот момент велись расчёты с заказчиками и субподрядчиками, какие данные нужны ПТО, снабжению и складу, как формируются заявки на материалы и как отслеживаются остатки. На основе этого сформировали модель: какие показатели должны быть доступны по каждому объекту и кто за какой участок работы отвечает в системе.
Затем приступили к настройке и внедрению модуля БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Основная поставка. В нем реализовали раздельный учет собственных и субподрядных работ, привели в порядок и структурировали справочники объектов, этапов и договоров, включили учет по ПБУ 2/2008. Отраслевые формы (КС‑2, КС‑3, М‑29) адаптировали под требования заказчиков, одновременно настроили контроль движения материалов в разрезе объектов и МОЛов, учет гарантийных и страховых удержаний и взаиморасчетов по условиям договоров. Следующим этапом стала автоматизация снабжения и склада на базе модуля БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Снабжение и склад: заявки на материалы перевели в формализованный процесс с регистрацией и согласованием в системе, складской учет начали вести в разрезе объектов и МОЛов, добавили планирование закупок и резервирование под согласованные заявки. Настроили контроль лимитов и перерасхода (в том числе через лимитно‑разделительные ведомости), инструменты для управления поставками и сроками их исполнения, регулярные инвентаризации и учет излишков и недостач.
На этапе запуска ключевые пользователи — сотрудники бухгалтерии, ПТО, отдела снабжения и склада — прошли обучение работе в системе. Первые объекты завели в пилотном режиме, протестировали новые регламенты и отчеты, после чего постепенно перевели на работу в системе все действующие объекты строительства. Дальнейшие планы включают развитие управленческой отчетности и аналитики.
Главный бухгалтер ООО «Магма Девелопмент»
