Сервис «1С:Кабинет сотрудника» дает возможность упростить механизм обработки заявлений работников, тем самым уменьшить количество рутинных операций и повысить эффективность работы кадровиков. Какие ещё задачи можно решить, используя сервис «1С:Кабинет сотрудника»? Разберемся в статье.
Сложности, решаемые через сервис 1С:Кабинет сотрудника
Кадровый ЭДО подразумевает технологию передачи информации, т.е. обмен документами. Он дает возможность решить задачу по обмену кадровой документацией с работниками, которые физически отсутствуют в офисе.
Обмен документами — это только половина процесса, поскольку поступившую документацию нужно правильно обработать. Для этой цели кадровику нужно:
- понять, что именно написано в заявлении работника;
- ввести полученные сведения в информационную систему, осуществив определенный порядок действий;
- подписать с работником необходимую документацию;
- заархивировать полученные документы.
Кроме того, зачастую требуется пояснение работнику, как именно надо заполнить заявление или же переписать его, если оно заполнено неверно.
Сервис 1С:Кабинет сотрудника сочетает в себе преимущества кадрового ЭДО, автоматизации и упрощения конкретных бизнес-процессов.
Кадровый ЭДО предназначен для быстрой передачи документации, т.е. нивелирования параметра расстояния между работодателем и сотрудником. Автоматизация дает возможность верно обработать и учесть заявления, уменьшает вероятность того, что работник забудет что-то зафиксировать в заявлении.
Сервис 1С:Кабинет сотрудник — это личный кабинет работника и руководителя, доступ к которому организуется через приложение на смартфоне или через браузер, а также часть функционала, реализованная в программе 1С.
Важно! При работе с сервисом 1С:Кабинет сотрудника сохраняется действующий порядок кадрового учета.
Интерфейс сервиса постоянно обновляется, к примеру, в нем имеются такие новые возможности:
- архив кадровых документов в электронном виде;
- отправка документов работнику из печатной формы;
- формирование произвольных документов (приказы, внутренние акты, инструкции и др.).
Кроме того, при использовании сервиса пользователю не нужно дублировать какие-то действия кадрового учета на иных кадровых ресурсах или в дополнительных программах.
Как работает сервис 1С:Кабинет сотрудника
На первом этапе сотрудник заполняет форму, допустим, на отпуск, в приложении на смартфоне или через браузер и подписывает ее электронной подписью (ЭП).
Затем заявление передается на согласование в личный кабинет руководителя также в приложении на смартфоне или в браузере.
После этого заявление направляется в 1С, чтобы можно было его обработать и подготовить требуемые документы. И далее эти документы передаются работнику для подписания.
Он подписывает их или в приложении на смартфоне, или через браузер и передает назад.
Этап 1 — Подготовка заявления на отпуск
Все заявления в 1С:Кабинет сотрудника формируются по установленному шаблону.
Чтобы его заполнить, нужно указать даты и заместителя (при необходимости). При нажатии кнопку «Отправить» приложение запрашивает подпись заявления, для чего вводится пароль.
Этап 2 — Согласование заявления руководителем
Руководитель получает уведомление о новом событии — оно в автоматическом режиме включается в список задач. После ознакомления с ним и при отсутствии возражений руководитель подписывает заявление своей ЭП.
Этап 3 — Обработка заявления кадровиком
Когда руководитель подпишет заявление, документ передается в программу и становится доступным в меню «Мои задачи».
При его открытии можно сразу сформировать документ «Отпуск» через кнопку «Ввести отпуск». Вся информация указывается автоматически, а потому не нужно что-то вводить вручную.
Кроме того, создается приказ на отпуск, который ранее выводился на печать по кнопке «Печать». На данный момент вместо этой кнопки используется другая — «Передать в 1С:Кабинет сотрудника», только требуется подписать документ ЭП.
Все документы сохраняются в меню «Документы кадрового ЭДО», и по ним ставится пометка — документ подписан или нет.
Этап 4 — Подписание документов работником
Работнику в приложение на смартфоне приходит уведомление о поступлении нового документа. Он может его скачать и проверить на подпись. Сотрудник подписывает поступивший документ и передает его назад кадровику.
Преимущества подключения сервиса 1С:Кабинет сотрудника
Преимущества для кадровиков заключаются в таких моментах:
- заявления, которые требуют обработки, хранятся в удобном виде в программе и в хронологической очередности их поступления;
- не нужно вручную вносить информацию из заявления;
- не требуется распечатывать приказ;
- не надо искать работника при ошибках в заявлении;
- нет необходимости хранить печатный архив.
Преимущества для компании в целом заключаются в таких моментах:
- единый учет, благодаря которому все требуемые действия с документацией осуществляются в одной программе 1С. Не нужно их дублировать;
- полностью сохранены существующие процессы по ведению кадрового учета, а потому не нужно изменять принятый порядок работы;
- переход на кадровый ЭДО производится на базе действующих процессов через дополнения их новыми возможностями в программе. Такой подход позволяет быстро перейти на кадровый ЭДО с минимальными расходами;
- существенно уменьшается объем времени, требуемый для обработки заявления, поскольку его не нужно расходовать на расшифровку непонятного почерка в заявлении и на ввод сведений в программу вручную.
Другие возможности 1С:Кабинет сотрудника
С помощью сервиса 1С:Кабинет сотрудника также можно:
- публиковать расчетные листки;
- оформлять налоговые вычеты;
- получать различные справки;
- учитывать отпуска, больничные, командировки и иные кадровые документы;
- оформлять бесплатные ЭП работников;
- направлять заявления об изменении персональной информации;
- отражать трудовой договор, а также приказы о приеме или переводе;
- загружать собственные печатные формы.
Переход на кадровый ЭДО
Когда работодатель принимает решение о переходе на кадровый ЭДО, он разрабатывает и утверждает внутренний нормативный документ, на основании которого определяются:
- информационная система для ведения кадрового ЭДО;
- правила доступа к информационной системе работодателя;
- список электронных документов и категорий работников, по которым производится кадровый ЭДО;
- срок уведомления сотрудников о переходе на кадровый ЭДО;
- информация о дате ввода кадрового ЭДО.
Касаемо электронных подписей — в сервисе 1С:Кабинет сотрудника используются такие ЭП:
- для работодателя — усиленная квалифицированная ЭП, которая оформляется в аккредитованном удостоверяющем центре. Можно воспользоваться сервисами 1С:Подпись или 1С:ЭТП;
- для сотрудника — усиленная неквалифицированная ЭП, которая бесплатно оформляется через сервис 1С:Кабинет сотрудника. ЭП хранится в облаке сервиса.
